Best Practices für die Auswahl moderner Software für Leasinggesellschaften

Die Finanzierungsbranche steht seit Jahren vor stetig wachsenden Herausforderungen: 

• steigende Kundenerwartungen in Bezug auf die jederzeitige Verfügbarkeit, intuitive Antragsprozesse und individuelle Finanzierungsangebote,
• effiziente und bei Bedarf schnell anpassbare Prozesse,
• schnelle Reaktionszeiten in Bezug auf fachliche und technologische Anforderungen,
• aber auch zunehmende Anforderungen seitens der Regulatorik und (IT-) Sicherheit oder
• dem künftig bedeutenden Einsatz künstlicher Intelligenz nicht nur in den unterstützenden Prozessen, sondern direkt im Prozessfluss. 

Bestandsysteme sind oft mehrere Jahrzehnte alt, haben hohe Wartungskosten und eine mangelnde Flexibilität bei notwendigen Änderungen – allein, weil es oft an einer ausreichenden / aktuellen Dokumentation fehlt („never touch a running system“) oder es an den Fachleuten mangelt, die die „alten“ Programmiersprachen beherrschen. Fest programmierte, „hart verdrahtete“ Funktionalität bedeutet Abhängigkeit der IT, da nur sie die Anpassungen umsetzen kann – mit oft zu langer Reaktionszeit bzw. „time-to-market“.

Leasingsysteme mit einer modernen Softwarearchitektur lassen sich aufgrund ihrer technischen Fähigkeiten leicht(er) in bestehende IT-Landschaften integrieren und erlauben die Abbildung des kundenspezifischen Geschäftsmodells durch auf die Kundenanforderungen anpassbare Workflows und weitgehende Parametrisierung – und sind nach Schulung durch Power User in den Fachbereichen einrichtbar bzw. anpassbar.

Individualentwicklung oder Standardprodukt? Wenngleich es die eine oder andere Eigenentwicklung im Markt gibt, setzt sich der Produktansatz für eine Leasinglösung mehr und mehr durch. Business follows IT. Ausgereifte Lösungen bieten eine hohe Funktionalität, ein Gap Closing zum Standard durch kundenindividuelle Ergänzungen wird zur Ausnahme – und der Entscheidungsmaßstab bei der Schließung dieser Gaps ist der zugrunde liegende Business Case, zumal oft eine Prozess-Anpassung ausreicht: entscheidend sollte nicht sein, „wie“ etwas, sondern „was“ erreicht werden soll. Ist eine Leasinggesellschaft fachlich sehr breit aufgestellt, kann auch ein Hybridansatz zum Tragen kommen, in dem das Standardgeschäft über eine Produktlösung („buy“) abdeckt und für die „USPs“ eine Spezialanwendung selbst erstellt wird („make“), die sich zentraler Services und Prozesse der zugekauften Leasinglösung bedient.

In diesem Blogbeitrag zeigen wir Best Practices für die Auswahl einer Leasingsoftware („buy“). Er ist zugleich der Auftakt einer Reihe weiterer Artikel, in der wir unsere Erfahrungen von der Einführung eines neuen Leasingsystems bis zum erfolgreichen Go-Live (und darüber hinaus) mit Ihnen teilen. 
 

Ausgangslage 

Softwareeinführungsprojekte werden oft hinausgezögert, da die Verantwortlichen einer Leasinggesellschaft, Geschäftsleitung und Fach- / IT-Verantwortliche, wissen, dass ein Großprojekt auf sie zukommt. Oft ist es eine Ressourcenfrage, da die besten Kräfte einerseits für das anstehende Projekt gebraucht werden und andererseits ihrer Verantwortung im Tagesgeschäft nachkommen müssen. Auch handelt es sich nicht um ein IT-Projekt: die Einführung einer neuen Leasingsoftware wirkt sich auf das gesamte Unternehmen aus und sollte daher ganzheitlich betrachtet und durch ein umfassendes Change Management (Projekt) mit frühzeitiger Einbindung der Mitarbeiter und laufender Kommunikation begleitet werden. 

Auch die Motivation, „nur“ Beseitigung von Pains und Restriktionen des bestehenden Leasingsystems oder vielmehr eine Neuorientierung des Unternehmens mit Wachstum in vielleicht auch neuen Geschäftsfeldern und Nutzung von erweiterten Optionen aus

• Digitalisierung (Erfüllung steigender Anforderungen der Kunden),
• Automatisierung (Steigerung der Effizienz) und
• künftig zunehmend künstlicher Intelligenz (vielleicht, um den Fachkräftemangel auszugleichen), 

ist entscheidend – für den Business Case, den ein neues System abdecken soll, und das einsetzbare Budget. Dabei sind auch Opportunitätskosten zu berücksichtigen, die ebenso sich aus dem (Mehr-) Aufwand der Pflege und Anpassung eines nicht mehr zeitgemäßen Bestandssystems ergeben als auch aus dem Verzicht auf Geschäftsmöglichkeiten, die bislang nicht wirtschaftlich darstellbar sind.

Moderne IT-Architektur auf Basis von Industriestandards

„State-of-the-art“ soll es sein, das neue System. Unterschiedliche Technologie-Frameworks verkörpern am Markt unterschiedliche Architekturansätze. Entscheidend ist zunächst jedoch eine wesentliche Anforderung an jedwedes System: seine Offenheit. Die Zeit der „Monolithen“ und proprietären Systeme ist vorbei. „Open Finance“ ist angesagt: unterschiedliche Vertriebskanäle, vielleicht in der Stammdatenhaltung führende CRM-Systeme, unterstützende CPQ-Systeme (Systeme zur Objektkonfiguration mit den Funktionen Configure, Price, Quote), Anbindung eines (Konzern-) Hauptbuchs (ggf. mit unterschiedlichen Accounting Standards) und vieles andere mehr. Microservices als Dienste, die weitgehend entkoppelt sind und kleine Aufgaben erledigen, sind „Key“: mit modernen Schnittstellentechnologien und Protokollen, die Datenabfragen (Lesen, Anlegen, Ändern, Löschen) zwischen Anwendungen und damit deren Interoperabilität vereinfachen (z. B. auf Basis von RESTful-Services oder OData [Open Data Protocol] über APIs, URLs und Formate wie JSON und XML).

Gegenüberstehen sich der „Best-of-Breed-“ (z. B. auf Basis von Java / ReactJS) und der Plattformansatz (z. B. auf Basis von Microsoft Dynamics 365 Business Central, früher Microsoft Dynamics NAV oder kurz Navision). 

Durch ihre Produktlinien „Credit Management Solution (CMS)“ und „HENRI“ bedient NAVAX beide Architekturansätze und bietet für unterschiedliche Anforderungsszenarien stets die passende Lösung: sowohl die komplexe Integration in eine ggf. umfangreiche bestehende IT-Landschaft (z. B. eines internationalen Bankkonzerns) als auch die schnelle Bereitstellung einer professionellen, ganzheitlichen Lösung „vom Portal bis zum Buchungssatz“. Beide Ansätze sind beliebig skalierbar und mit „basicHENRI“ auch bereits für eine kleinere Leasinggesellschaft, die nicht ihre Services orchestrieren will und muss, darstellbar.

Beiden Ansätzen gemein ist der Anspruch auf die Umsetzung von Prozessen, die höchst automatisiert ablaufen (können), aufgrund der über Schnittstellen (APIs) angebunden Umsysteme „seemless“ sind und das anzubahnende bzw. abzuwickelnde Geschäft end-to-end abbilden. 

Anforderungen an den Softwareanbieter

Die Kompetenz eines Softwareanbieters zeigt sich in einer Vielzahl von Fähigkeiten, mit denen er sich ein Einführungsprojekt (s)einer Software bei einer Leasinggesellschaft einbringen sollte. 

Branchenkompetenz

Fachliche Erfahrung – idealerweise mit Kundenreferenzen, die vergleichbare Geschäftsmodelle wie das zu realisierende bereits erfolgreich mit dem Anbieter umgesetzt haben. Dies gilt für 

• die unterschiedlichen Geschäftsfelder, in denen Leasing zum Einsatz kommen kann, z. B. Konsumgüter- oder Investitionsgüterleasing, Automotive Finance oder Bike-Leasing – mit weiteren („Full Service“-) Partnerintegrationen,
• die Beachtung und Umsetzung bankaufsichtlicher Anforderungen, wie sie sich z. B. aus EBA-Guidelines, KWG, MaRisk, BAIT, DORA, DSGVO u. a. m. ergeben,
• die Vertragswerke, die die Anforderungen aus Auslagerungen erfüllen und die Dienstleistersteuerung des Auftraggebers, der Leasinggesellschaft, unterstützen.

NAVAX Software ist auf Finanzdienstleister, Banken, Leasing- und Factoringgesellschaften und Hersteller bzw. ihre Captives spezialisiert und bietet mit den NAVAX Financial Services Solutions Finanzierungslösungen an, die von ca. 40 namhaften Kunden genutzt werden.

Methodenkompetenz

Der Anbieter sollte auf bewährte Vorgehensmodelle zurückgreifen können, mit denen er seine Kunden gekonnt und zielorientiert durch deren „Erneuerungsprozess“ führt. Für die einzelne Leasinggesellschaft ist es eine Ausnahmesituation, die möglicherweise in den letzten 10 oder 15 Jahren „vermieden“ werden konnte und weder in der Geschäftsführung noch für die (meisten) Mitarbeitenden geübt ist. Daher ist es üblich, dass die Neueinführung einer Leasingsoftware als entscheidende Investition, die maßgeblich die (erfolgreiche) Entwicklung der Leasinggesellschaft über die nächsten Jahr(zehnt)e bestimmt, von spezialisierten Beratungsgesellschaften begleitet werden; diese sind die gleichen Anforderungen zu stellen wie für den Anbieter der Software selbst.

NAVAX kann aufgrund einer Vielzahl von Projekten auf bewährte Verfahrensweisen und Checklisten zurückgreifen und allein oder in Abstimmung mit Implementierungspartnern ihre Kunden vom ersten Schritt an begleiten – und auch challengen: die Einführung einer neuen Software sollte auch Anlass sein, liebgewordene Finanzierungskonstellationen kritisch auf ihre Erfolgsbeiträge zu überprüfen und ggf. auf die eine oder andere auch zu verzichten.

Technologiekompetenz

Wirkliche Innovationen im Leasing? Fachlich gesehen bestimmt sich Leasing seit seiner „Erfindung“ in den USA in der Mitte des letzten Jahrhunderts durch die Nutzung eines Assets über eine gewisse Zeit und seine Rückgabe / Übernahme nach Ablauf einer (ersten oder anschließenden) Leasingperiode. Technologisch jedoch ist kein Stein auf dem anderen geblieben, Programmiersprachen, die Anbindung an andere Systeme, die Zulieferung notwendiger Daten (z. B. von Auskunfteien und sonstigen Datenquellen), Verarbeitungsgeschwindigkeiten und Skalierbarkeit haben sich grundlegend geändert. Alles ist digital – vom Portal mit Self Services für den gewerblichen oder privaten Leasingnehmer über die Vertragsunterzeichnung bis hin zum Abschluss, normal oder vorzeitig z. B. in einem Schadensfall mit automatischem Abgleich mit der Versicherung. 

Im besten Fall sind die Funktionalitäten aller am Geschäft beteiligten Parteien ohne Medienbrüche oder manuelle Eingriffe / Doppeleingaben in das neue Leasingsystem integriert und unter einer einheitlichen und übersichtlichen Oberfläche auch für denjenigen intuitiv bedienbar, der wenig technikaffin ist und die Anwendung nur wenige Male in seiner Arbeitzeit nutzt. Zu wählen ist daher ein Anbieter, der sich der Herausforderung der kontinuierlichen Erneuerung stellt und laufend in die (Weiter-) Entwicklung seiner Anwendungen investiert. Dies galt nicht nur in Bezug auf die Integration innovativer FinTech-Lösungen in der Vergangenheit, sondern ist aktuell in einer Zeit besonders relevant, in der sich vollkommen neue Möglichkeiten durch den Einsatz künstlicher Intelligenz ergeben.

Die NAVAX Unternehmensgruppe hat bereits frühzeitig ein dediziertes AI-Team aufgebaut, das Use Cases für die Nutzung von KI eruiert und bewertet, zunächst eher intern für Programmierung, Test und die weitere Qualitätssicherung, zunehmend nun aber in den eigentlichen Geschäftsprozessen der NAVAX Financial Services Solutions selbst.

Lösungskompetenz

Die fachlichen Anforderungen an eine Leasinglösung steigen kontinuierlich: Anforderungen der unterschiedlichen Märkte und ihrer Kunden insbesondere in Bezug auf die Digitalisierung, Anforderungen intern an die Automatisierung der Geschäftsprozesse, Anforderungen an die Nachvollziehbarkeit, Transparenz und Steuerung von Risiken, ob betriebswirtschaftlich aus eigenem Antrieb oder regulatorisch bedingt. 

Neue Finanzierungoptionen, komplexe Kunden- / Lieferantenkonstellation, erweiterte Anforderungen an Life Cycle Management und Nachhaltigkeit in Bezug auf die finanzierten Assets, „die sprechen lernen“ (Internet of Things) und in Bezug auf ihren Gesundheitszustand und Umfang des Gebrauchs Daten liefern (Pay per Use / Per per Outcome). Alle die hieraus erwachsenden Anforderungen sollten durch eine moderne Software – „event-driven“ – mit einem zahlungsstromorientierten Rechenkernel aufgelöst werden, so dass jede einzelne Belastung oder Gutschrift ihrem Verursacher zugeordnet werden kann, stets parametrisierbar, so dass die Administration und das Customizing weitgehend bereits durch die Fachbereiche der Leasinggesellschaft realisiert werden kann.

NAVAX bietet ihren Kunden mit der Credit Management Solution und HENRI zwei technologische unterschiedliche Finanzierungslösungen als Produktlösungen, die kontinuierlich weiterentwickelt werden und mit jeder Kundenanforderung, die in den Standard übernommen werden kann, fachlich wachsen. So profitiert jeder Kunden von einer Anwendergemeinschaft bei geteilten Kosten der laufenden Weiterentwicklung – und muss nicht nach X Jahren den Anbieter wechseln, da die Software veraltet ist.

Implementierungkompetenz

Beweisen kann sich der Anbieter einer Leasingsoftware bereits in der Begleitung eines Anbahnungs- und Ausschreibungsverfahren, z. B. 

• schnelle, aussagekräftige Rückmeldung auf Anforderungskataloge,
• Untermauerung der generellen Lösungskompetenz durch kundenspezifische Präsentationen, die anhand von Use Cases aufzeigen, dass das vom Kunden angestrebte Geschäftsmodell „tatsächlich“ unterstützt wird – bereits im Ausschreibungsprozess (Request for Information / Request for Proposal)
• Unterstützung bei der Definition und Festlegung fachlicher Anforderung durch Referenzinstallation (statt Ausarbeitung von Fachkonzepten durch Fachverantwortliche und Experten der Leasinggesellschaften),
• Identifikation von Gaps zwischen dem Produktstandard und den Kundenanforderungen aufgrund seines spezifischen Geschäftsmodells und konstruktive, standardnahes Gap Closing, um die Folgekosten eines „Auseinanderdriftens“ von Produkt und Kundeninstallation zu vermeiden (Stick-to-Standard-Ansatz),
• Einbringen bewährter Methoden der Projektsteuerung und -durchführung in Bezug auf Governance & Compliance – begleitet durch eine offene und Vertrauen schaffende Kommunikation mit der Leasinggesellschaft und / oder ihrem Berater, in der die Projektmethodik und -organisation, Projektphasen und jeweiligen Beistellleistungen verbindlich vereinbart werden,
• Durchführung einer Scopingphase zur professionellen Vorbereitung eines Projekts als „Proof of Concept“ und beiderseitiger Klärung der Erwartungshaltungen über die Liefergegenstände (Deliverables) beider Seiten – jeweils zum passenden Zeitpunkt,
• Bereitstellung erfahrener Projektmanager, die später auch das Projekt klassisch, agil oder hybrid steuern – nach Analyse & Design in der Umsetzung mit Customizing, Integration, Migration, Tests für Go-Live und über einen Early Live-Support überleiten in die Betriebsphase mit deren laufender Weiterentwicklung – und dies über ein nachvollziehbares Projektcontrolling, das Transparenz schafft über das Erreichte im Vergleich zum Budgetverbrauch.

NAVAX begleitet ihre Kunden eng und versetzt sie in die Lage, die Leasingsoftware – nach Schulung – selbst zu administrieren und fortwährend auf ihre Bedürfnisse anzupassen, sei es in Bezug auf neue Eigenschaften eines Finanzierungsprodukt, Entscheidungsregeln bei der Kreditvergabe oder zeitliche begrenzte Aktionen. Auf Wunsch steht der Support bereit, wenn komplexe Fragestellungen zu lösen sind oder Ressourcenknappheit beim Kunden eine rasche Umsetzung verzögert.

Betriebskompetenz

Aufgrund steigender (gesetzlicher / regulatorischer) Anforderung (z. B. NIS-2, wenn nicht speziell DORA [bislang mehr für Banken] direkt zur Anwendung kommt, oder zunehmender Angriffsszenarien (Cybersecurity) rückt ein professioneller Betrieb als Software as a Service in den Blickpunkt. Bevorzugt wird meist ein Betrieb als Software as a Service mit einem umfassenden Service Management als „Rund-um-sorglos-Lösung“, bestehend aus nicht nur aus der Einrichtung der zum Betrieb einer Leasinglösung notwendigen Infrastruktur, sondern dem Management von Capacity, Availibility, Contuinity und zunehmend Security. Eine schnelle Skalierbarkeit, eine hohe Verfügbarkeit der Anwendung mit transparentem Reporting der vereinbarten Service Level Agreements ist „Key“, insbesondere wenn im Konsumgüterleasing über Portale ein 24/7-Betrieb mit der Abdeckungen Lastspitzen gewährleistet werden muss.

Auch, wenn das Thema „Cloud“ in aller Munde ist, und jeder bereits Anwendungen bei den großen Hyperscalern in deren Public Clouds betreibt, ist bei den vielen Finanzdienstleistern (noch) der Betrieb „in der Private Cloud“, also einem dedizierten Rechenzentrum, ggf. Georedundanz, gefragt – wenn man sich schon vom Eigenbetrieb verabschiedet hat. Dies gilt umso mehr mit aufkommenden Fragestellungen der Digitalen Souveränität und der Anforderung, dass die eigenen Daten zumindest den Bereich der EU nicht verlassen sollen.

NAVAX bietet ihren Kunden genau die passenden Infrastruktur-Lösungen (Software as a Service in der Private Cloud, einem deutschen Rechenzentrum) und Service über einen deutschsprachigen Support, mit kurzen Reaktionszeiten und bei Bedarf persönlichen Ansprechpartnern, die jeweilige Kundenkonstellation kennen. Dies erhöht die Flexibilität beim der Kunden-IT, die kompetenter Ansprechpartner bleibt, sich aber auf andere Themen fokussieren kann. Zur Unterstützung des Auslagerungsmanagements und der Dienstleistersteuerung des Kunden ist NAVAX nach ISO27000 zertifiziert und lässt ihre Prozesse regelmäßig nach ISEA 3402 Typ 2, der internationalen Entsprechung des deutschen Prüfungsstandards IDW PS 591, auditieren.

1. Innovationskompetenz & Investitionssicherheit: Zwei unterschiedliche Themen, die sich jedoch gegenseitig befördern. Die laufende Wartung und Weiterentwicklung einer Finanzierung ist in den Zeiten schneller Veränderungen und Anpassungsnotwendigkeiten entscheidend für die Resilienz der Kunden. Einerseits sollte ein Anbieter ein breites Netzwerk pflegen (und Standardschnittstellen anbieten können) zu den marktüblichen Provider (z. B. Auskunfteien, Anbietern von Kunden- (z. B. KYC mit PEP- und Sanktionslisten) oder Objektdaten (z. B. Restwerte), Signaturdienstleistern u. a. m.). Impulse gab es stets auch durch FinTechs (z. B. alternatives Scoring oder Einführung des digitalen Kontochecks). Wertvoll – und praxisnah – ist es aber, wenn die eigenen Kunden ihre Ideen in die Weiterentwicklung einbringen. Sofern der Kunde diese nicht – eine Zeitlang – schützen möchte (Intellectual Property) und sie andererseits standardfähig sind, profitieren alle Kunden in einer Anwendergemeinschaft davon –fachlich ebenso wie durch geteilte Kosten, auch bezogen auf neue regulatorische Anforderungen. Durch ein „Modern Lifecycle Management“ wird gewährleistet, dass die Anwendung nicht veralten und die Kunden nach einer ersten oder zweiten Vertragslaufzeit zu einem Wechsel des Anbieters „gezwungen“ werden.
2. NAVAX prüft laufend, wie die Produktstandards der CMS und von HENRI erweitert werden können, bietet ihren Kunden damit stets moderne Anwendungen und eine hohe Investitionssicherheit – in einer über viele Jahre sich entwickelnden Geschäftspartnerschaft. Ein breit aufgestellte, renommierte Kundenbasis sichert NAVAX zugleich ihre finanzielle Stabilität – ganz zum Vorteil ihrer Kunden. 

Last but not least: die Chemie muss passen

Während der Kennenlern- und Ausschreibungsphase wird für eine Leasinggesellschaft (oder ihren Berater) schnell deutlich, welcher Anbieter fachlich kompetent auftritt und seine Erfahrungen (aus vergleichbaren Projekten) aktiv und engagiert einbringt. Aber natürlich ist jedes Projekt anders, neu, mit Herausforderungen, die in dieser speziellen Konstellation noch nicht gelöst wurden – und ggf. erst im Laufe der Implementierung zu Tage treten. Daher kommt ein bedeutender Faktor hinzu: die Chemie, die menschlich passen muss, das einheitliche „Mindset“ und Grundverständnis, der gemeinsame Wille, stets konstruktive Lösungen zu finden. Zwei Projektteams, das auf Kunden- und auf das Anbieterseite, müssen über einen Zeitraum von bestenfalls 6 bis vielleicht auch 18 oder 24 Monaten intensiv zusammenarbeiten, die unvermeidbaren Klippen eines Projektes umschiffen und entsprechend gesteuert werden. Das geht erfolgreich nur in einem „one team spirit“, indem man eine gemeinsame Sprache spricht und die jeweiligen Partikularinteressen zurückstellt– im Sinne der Lösung und dem wirtschaftlichen Erfolg aller Beteiligten.

In unserem nächsten Fachbeitrag geht es nun um einen erfolgreichen Roll-Out einer neuen Software und wir geben Tipps und Impulse bei der Umsetzung.