Die Einführung einer neuen Software im Unternehmen ist ein komplexer Prozess, der nicht nur technische, sondern auch organisatorische und menschliche Aspekte umfasst. Ein erfolgreicher Roll-out entscheidet darüber, wie schnell die Investition in die Software den gewünschten Mehrwert bringt. Studien wie der Standish Group Chaos Report zeigen seit Jahren, dass ein erheblicher Anteil von IT-Projekten ihre ursprünglichen Ziele verfehlt. Umso wichtiger ist es, die richtigen Weichen frühzeitig zu stellen. Hier sollen die wichtigsten Schritte, Herausforderungen und Empfehlungen für den Roll-out einer neuen Software aus Sicht eines Anbieters dargestellt werden. Ziel ist es, Finanzdienstleistern mit dieser Herausforderung Impulse zu bieten, die Verantwortlichen und Projektteams die Planung und Umsetzung erleichtert.
Die Erfahrungen beruhen auf einer Softwarem die auf Leasing-/Kredit- und Factoring Prozesse im Front-, Middle- und Backoffice ausgerichtet ist. Die Basis ist ein Produkt, in dem Best-Practices von rund 50 Kunden weitestgehend abgebildet sind. Über einen MVP-Ansatz wird dieses anhand der spezifischen zusätzlichen Anforderungen zu einem ersten nutzbaren Release gebracht. Zwischenschritte dazu können bei größeren konzeptionellen Lücken erforderlich sein – wie hier von meinem Kollegen Dr. Christian Schmidts Gair beschrieben.
Planung und Vorbereitung
Es gilt wie immer: Sorgfältige Planung ist der Grundstein für einen erfolgreichen Roll-out. Bereits in dieser Phase werden die Weichen für die spätere Passgenauigkeit, Akzeptanz und damit erfolgreiche Nutzung der neuen Software gestellt.
Bedarfsanalyse
Ermitteln Sie die Anforderungen und Erwartungen aller relevanten Geschäftsbereiche an die Lösung. Diese liegen häufig aus dem Evaluierungsprozess bereits vor und müssen, so nicht bereits geschehen, mit Prioritäten (z. B. Muss/Soll/Kann) versehen sein. Für die Bewertung lassen sich neben klassischen Ansätzen (z. B. Einsparung Prozesskosten) Methoden wie „Buy-a-Feature“ etc. nutzen. Zusammen bilden sie die Grundlage für den gemeinsamen Roll-out Plan und das Vorgehen sowie den initialen Scope für den MVP.
Zieldefinition
Definieren Sie klare Ziele für den MVP als erstes Ergebnis, sowohl geschäftlich als auch technisch. Er muss erfahrungsgemäß nicht alle Wertschöpfungspotenziale der Ziel-Prozesse erfüllen aber die wichtigsten fokussiert umsetzen.
Projektteam
Stellen Sie ein interdisziplinäres Team mit viel AnwenderInnen-Kompetenz zusammen. Der Ansatz erlaubt es, nahe am operativen Business zu entwickeln. Die damit verbundenen frühzeitigen gemeinsamen Erkenntnisse ersparen immense Kosten bei späteren größeren Anpassungen. Aktuelle Forschung zur Analyse von Change-Management-Strategien bei der digitalen Transformation unterstreicht, dass die frühzeitige Einbindung betroffener Mitarbeitender die Erfolgsquote solcher Projekte signifikant steigert.
Prozessüberprüfung
Gerade Software für Digitalisierung und Automatisierung hat einen erheblichen Einfluss auf die Arbeitsaufwände im Unternehmen. Egal, ob zukünftig ein Self-Service beim Partner oder Kunden zum Einsatz kommt, Arbeitsschritte komplett automatisiert werden oder neue Tätigkeiten notwendig sind: All dies muss in der Ziel-Organisation und den Ziel-Prozessen verteilt und mit den korrespondierenden Ressourcen abgebildet werden.
Kommunikationsstrategie
Entwickeln Sie frühzeitig einen Kommunikationsplan für alle Beteiligten und Betroffenen. Transparenz hilft, Vertrauen zu entwickeln und das richtige Management von Erwartungshaltungen hat einen unschätzbaren Beitrag zum Erfolg eines solchen Programmes.
Technische Vorbereitung
Neben der organisatorischen Vorbereitung ist die technische Implementierung entscheidend. Hierbei sind unter anderem folgende Aspekte zu beachten, wobei der Artikel explizit nicht in Anspruch nimmt, das Thema komplett abzubilden:
Architektur Prinzipien
Es gibt nicht den einen Ansatz für alle Use Cases.
- Service-orientierte Architekturen beinhalten funktionale Systeme, die über Standard-APIs in komplexere Umgebungen integrierbar sind.
- Alternativ ist in klar abgegrenzten Einheiten oder bei einem kompletten End-to-End-Scope eine in sich komplette Architektur (wie Microsoft Business Central für den Mittelstand oder SAP bei Großkonzernen) mit Vorteilen verbunden.
Systemintegration
Momentan existiert eine große Anzahl von Integrations-Best-Practices auf dem Markt. Essenziell ist die Fähigkeit neuer Lösungen, sich via API’s zu vernetzen. Etablierte Standards wie die OpenAPI-Spezifikation erleichtern dabei die Interoperabilität zwischen Systemen erheblich. Auch der Bitkom-Leitfaden zu Open API bietet praxisnahe Empfehlungen für die professionelle Nutzung offener Schnittstellen. Bei komplexeren Konstellationen lohnt sich häufig die Nutzung eines Zwischen-Layers. Damit werden Individualisierungen von Standardprodukten minimiert und die Austauschbarkeit bzw. Erweiterung erleichtert.
Datensicherheit
Berücksichtigen Sie Datenschutz und IT-Sicherheit bereits in der Vorbereitungsphase. Gerade das Testen und die Datenmigration haben mittlerweile einen zusätzlichen Komplexitätsgrad durch die regulatorischen Anforderungen.
Change-Management und Schulung
Wie weiter oben bereits ausgeführt, werden sich Prozesse vielfältig verändern. Standard-Software nimmt zurecht für sich in Anspruch, eine Best-Practice mitzubringen. Durch den 1:1 Nachbau bestehender Prozesse werden Chancen verpasst. Dies erfordert gleichzeitig rechtzeitige und klare Kommunikation in den Teams und ein professionelles Management des Change Prozesses. Denn die Akzeptanz der neuen Software durch die Mitarbeitenden ist ein kritischer Erfolgsfaktor.
Wenn die Zielprozesse und -strukturen sichtbar sind, müssen die Teams hinsichtlich der neuen Erfordernisse und Software ausgiebig geschult werden. Folgende Punkte sind dabei zu berücksichtigen:
- Schulungsbedarf ermitteln: Identifizieren Sie verschiedene Nutzergruppen und deren spezifischen Schulungsbedarf. Hier lohnt es sich, anhand der Kern-Prozesse und unterstützenden Prozesse die Themen zu identifizieren und Lücken zu ermitteln.
- Schulungsformate: Bieten Sie diverse Formate an, von Präsenzschulungen bis hin zu Online-Tutorials.
- Multiplikatoren: Bilden Sie Key User aus, die als interne Ansprechpartner fungieren. Diese können gleichzeitig zu „Botschaftern“ neuer Prozesse und Möglichkeiten werden. Dies gilt vor allem für Unternehmen mit größeren Teams.
- Feedback-Kanäle: Richten Sie Möglichkeiten für Rückfragen und Feedback ein, um kontinuierliche Verbesserungen zu ermöglichen.
- Kommunikation: Kommunizieren Sie offen über die Vorteile und Ziele der neuen Software.
Roll-out im MVP-Ansatz
Die Einführung einer neuen Software im Unternehmen ist ein komplexer Prozess, der durch einen MVP-Ansatz („Minimum Viable Product“) risikoärmer und häufig effizienter gestaltet werden kann. Aktuelle Forschung zu phasenweisen Rollout-Strategien mit Update Rings bestätigt, dass ein gestuftes Vorgehen die Erfolgsquote bei Software-Einführungen nachweislich erhöht. Beim MVP-Ansatz wird zunächst eine funktionsfähige Version der Standard-Software mit den wichtigsten zusätzlichen individuellen Kernfunktionen bereitgestellt. Ziel ist es, möglichst früh echten Nutzen zu liefern, Feedback von den Anwendern zu generieren und damit Risiken zu minimieren, bevor weitere Features entwickelt und ausgerollt werden.
Vorteile des MVP-Ansatzes
Ein wesentlicher Vorteil dieses Vorgehens liegt in den reduzierten Anfangsinvestitionen: Die Konzentration auf die wichtigsten Funktionen senkt die Entwicklungs- und Implementierungskosten, da Ressourcen gezielt eingesetzt werden. Die Software kann früher produktiv genutzt werden, was zu schnelleren Effizienzgewinnen und einem rascheren Return on Investment führt.
Gleichzeitig wird das Risiko von Fehlinvestitionen deutlich reduziert, da die Lösung früh am Markt getestet wird und unnötige Features vermieden werden. Investitionen erfolgen schrittweise und bedarfsgerecht, was eine flexible Ressourcenplanung ermöglicht.
Risiken und deren Minimierung
Allerdings sind mit dem MVP-Ansatz auch Risiken verbunden.
- Funktionslücken: Da zunächst nur die wichtigsten Funktionen bereitgestellt werden, können Nutzer bestimmte Features vermissen, was zu Frustration und Akzeptanzproblemen führen kann. Dies gilt insbesondere, wenn die Erwartungshaltung nicht klar kommuniziert wird.
- Skalierungsprobleme: Ein MVP ist oft nicht für hohe Nutzerzahlen oder komplexe Prozesse optimiert, sodass Engpässe auftreten können.
- Medienbrüche: Schnittstellen zu bestehenden Systemen sind im MVP teilweise nicht komplett umgesetzt, was zu Medienbrüchen und manuellen Workarounds führen kann.
- Sicherheitsapekte: Explizit müssen Sicherheitsaspekte im MVP berücksichtigt werden, um keine Gefahr von Datenschutzverletzungen oder Compliance-Problemen zu erzeugen.
- Feedback-Flut: Eine große Menge an Feedback kann das Entwicklungsteam überfordern und dazu führen, dass wichtige Impulse übersehen werden.
Um diese Risiken zu minimieren und die Kostenvorteile voll auszuschöpfen, empfiehlt sich ein iteratives Vorgehen: Die Einführung startet mit einer repräsentativen Pilotgruppe, um gezieltes Feedback zu erhalten. Das Feedback wird dann genutzt, um die Software gezielt weiterzuentwickeln und Lücken zu schließen.
Parallelbetrieb zweier Systeme
Ein weiterer Aspekt ist die Notwendigkeit, für die Phase des MVP’s zwei Software-Produkte produktiv im Einsatz zu haben. Es muss genau identifiziert und festgelegt werden, für welchen Fall welche Software eigesetzt wird, bis eine vollständige Ablöse erfolgt ist.
Insgesamt bietet der MVP-Ansatz beim Software-Roll-out Kostenvorteile und minimiert Risiken, wenn er mit einer durchdachten Planung, gezieltem Monitoring und iterativer Weiterentwicklung kombiniert wird. Unternehmen profitieren von einem schnellen Markteintritt, lernen früh aus Nutzerfeedback und können Investitionen optimal steuern.
Fazit
Der Roll-out einer neuen Software, gerade wenn sie kritische Prozesse im Unternehmen abbildet, ist weit mehr als ein technisches Projekt. Als Unternehmen ist es essenziell, sich die Erfolgsfaktoren bewusst zu machen und sie pro-aktiv zu gestalten. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass Neukunden mit explizitem Fokus auf diese Multi-Dimensionalität Kosten einsparen und erfolgreicher mit unseren Lösungen arbeiten.
NAVAX begleitet Sie dabei mit Erfahrung, Technologie – und einer Lösung, die kontinuierlich weiterentwickelt wird und mitdenkt.
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