Bei Factoring handelt es sich um ein Geschäft, das nur mit einem hohen Automatisierungsgrad wettbewerbsfähig und erfolgreich ist. Schon immer sind Factoringgesellschaften aus diesem Grund auf der Suche nach neuen Automatisierungsmöglichkeiten ihrer Geschäftsabwicklung.
Vor diesem Hintergrund ist es wenig überraschend, dass sich angesichts des Siegeszugs der künstlichen Intelligenz auf breiter Front auch Factoringgesellschaften neue spannende Möglichkeiten von Künstlicher Intelligenz (KI oder auch Artificial Intelligence / AI) versprechen. Tagungen mit Schwerpunktthema KI werden organisiert, Kurse werden gebucht und es wird mit diversen KI-Tools experimentiert.
Kaum jemand wird bezweifeln, dass ein gewisser Hype-Charakter rund um das Thema KI entstanden ist. Viele Unternehmen sind fast zwanghaft bemüht, das Label „KI“ zu verwenden – und oft sind es nur einfache Regelwerke, die so bezeichnet werden. Damit rückt die Verwendung von „KI“ in die Nähe von Greenwashing, das sich beim Thema Nachhaltigkeit in den letzten Jahren eingeschlichen hat und wird zum KI-Washing.
Dies bringt die Gefahr mit sich, dass der oft oberflächliche Nutzen des „Labels KI“ von den eigentlichen Zielen ablenken könnte: Das Geschäft effizienter zu gestalten. Das bedeutet mehr Transparenz in der Vorbereitung und Abwicklung von Geschäften sowie eine bessere Entscheidungsfindung und Risikokontrolle während der Geschäftsbeziehung. Hierfür soll KI ein (weiteres) Mittel sein anstatt Selbstzweck.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie die Realität aktuell wirklich aussieht: Was kann KI aktuell im Factoring leisten? Was ist in Zukunft erwartbar – insbesondere auch vor dem Hintergrund eines immer strenger werdenden Regulierungsrahmens für das Factoringgeschäft? Auch möchten wir Alternativen aufzeigen, mit denen Effizienzgewinne aktuell schneller und umfangreicher zu erreichen sind als mit KI.
Analyse von KI im Factoringgeschäft: ihre Rolle heute und in Zukunft
Übersicht
Um die Rolle von KI im Factoringgeschäft konkreter herauszuarbeiten, beleuchten wir die folgenden vier Handlungsfelder:
- Onboarding von Factoringkunden: Hier geht es um den Prozess der Aufnahme neuer Factoringkunden (Anschlusskunden). Dieser umfasst traditionell die wirtschaftliche Bewertung, von der Einholung von Bonitätsauskünften bis hin zu einer umfassenden Bilanzanalyse und visuellen Einschätzung („Augendiagnose“). Zudem werden das Geschäftsmodell und die Abnehmer (Debitoren) des Anschlusskunden geprüft, um fundierte Entscheidungen über den Ankauf einzelner Forderungen oder die Festlegung von Kreditlinien sachgerecht zu treffen. Dies gilt für die verschiedenen Factoringprodukte, wie echtes und unechtes Factoring, Full Service sowie offene oder stille Varianten.
- Kommunikation mit Kunden: Während der Geschäftsbeziehung ist eine enge Kommunikation zwischen der Factoringgesellschaft (Factoringgeber) und ihren Factoringkunden (Anschlusskunden / Factoringnehmer) entscheidend. Dies betrifft alle Fragen rund um die Geschäftsbeziehung sowie die aktuelle Nutzung der Dienstleistungen, wie beispielsweise eingereichte oder angekaufte Forderungen.
- Forderungsankauf: Typische Bestandteile dieses Handlungsfelds sind die automatisierte Übermittlung und Prüfung in Relation zu den Ankaufsbedingungen gemäß Factoringvertrag – in Bezug auf Inhalt, Umfang (Limitprüfung) und Qualität (Absicherung via Warenkreditversicherungen). Zunehmend rücken hier auch (erweiterte) Prüfungen zur Betrugsfrüherkennung (Fraud Prevention) in den Fokus.
- Vertragsverwaltung: Ausführung aller Geschäftsvorfälle nach dem Forderungsankauf, beginnend mit der Rückzahlung (automatisierte Zahlungseingangsverarbeitung) oder Leistungsstörungen (Mahnungen oder Weitergabe an Inkassounternehmen).
Gerade in Hype-Phasen, in denen Technologien wie aktuell die KI als „Wunderwaffe“ gesehen werden, ist der strenge Praxisbezug besonders wichtig. Als spezialisierter Service Provider sind wir in den einschlägigen Foren und Verbänden aktiv, verfolgen die Entwicklungen der KI-Anbieter genau und legen dabei großen Wert auf die Praktikabilität, Umsetzbarkeit und Nutzbarkeit – stets mit Blick auf die Anforderungen der Factoringgesellschaften. Dies bestimmt die nachfolgende Bewertung der aktuellen Situation und ermutigt uns zu einer Prognose zum Zustand in 3 - 5 Jahren – wohl wissend, dass sich moderne Technologien (fast) exponentiell entwickeln und daher ihre Wirkung meist sogar unterschätzt wird.
Die Rolle von KI beim Onboarding von Factoringkunden
Aktuell:
KI wird bereits stellenweise regelmäßig genutzt, um den Onboarding-Prozess zu verbessern. Im Vordergrund steht die Informationsbeschaffung zum Factoringkunden, seiner wirtschaftlichen Lage, seinem spezifischen Geschäft bzw. dessen Geschäftsrisiken. Unabhängig von einer „Augendiagnose“ und Beurteilung vor Ort können viele Informationen (schneller und systematischer) zusammengetragen werden. Mitarbeiter werden entlastet, während das Risikomanagement und die Portfoliosteuerung über Simulationen unterstützt werden können. Somit helfen KI-Technologien bereits jetzt, den Prozess schneller, effizienter und kundenspezifisch zu gestalten.
Zukunft:
Es ist davon auszugehen, dass KI den Bereich Onboarding in 3 - 5 Jahren (oder schon früher) immer stärker durchdringen wird. Durch die fortgeschrittene Automatisierung und tiefere Personalisierung wird KI den gesamten Onboarding-Prozess von der Datenerfassung bis zur Risikoanalyse autonom steuern können. Proaktive Problemlösungen werden standardmäßig von KI-Systemen durchgeführt, was die menschliche Beteiligung reduziert bzw. auf die Qualifikation der Beurteilung der vorliegenden Informationen fokussiert. Da aber bei der Pflege von langfristigen Geschäftsbeziehungen die menschliche Komponente auch in Zukunft eine wichtige Rolle einnehmen sollte, wird KI diesen Bereich nicht vollständig dominieren.
KI als Helfer bei der Kommunikation mit Factoringkunden
Aktuell:
Der Einsatz von KI in der Kommunikation mit dem Factoringkunden, insbesondere über Kundenportale, ist noch in einer frühen Phase. Zwar gibt es bereits erste Anwendungen, wie KI-gestützte Chatbots und spezielle „Regelwerke“ für einzureichende Unterlagen und Dokumente, jedoch ist der umfassende Einsatz von KI in diesem Bereich bisher nicht die Regel.
Zukunft:
KI wird es ermöglichen, die Kommunikation mit Factoringkunden, sowie deren Debitoren auf ein neues Level zu heben, indem sie den Kundenstatus, das Verhalten, den Geschäftsumfang und den Bedarf an Auswertungen berücksichtigt. KI-gestützte Chatbots und virtuelle Assistenten werden in den meisten Kundenportalen fest integriert sein, um die Kommunikation effizienter und personalisierter zu gestalten. KI wird „als besonders fleißiger Assistent“ die Interpretation eingereichter Unterlagen vorbereiten und zur Entscheidungsfindung beitragen.
KI als Taktgeber beim Forderungsankauf
Aktuell:
KI wird bereits erfolgreich zur Automatisierung der Rechnungsverarbeitung und im Risikomanagement eingesetzt. Diese Technologien finden zunehmend Eingang in moderne Factoringsysteme und können anhand großer Datenmengen fehlende Informationen ergänzen oder korrigieren, Unregelmäßigkeiten oder Auffälligkeiten erkennen und die Auslastung von Kreditlimiten optimieren. Zudem kann KI automatisch eine (Standard-)Kommunikation mit dem Kunden einleiten oder entsprechende Vorschläge unterbreiten, um Prozesse effizienter zu gestalten.
Zukunft:
KI wird im Forderungsankauf eine dominierende Rolle spielen, indem sie die gesamte Rechnungsverarbeitung (weiter) automatisiert und Risiken dynamisch steuert – insbesondere in Bezug auf den aktuell wachsenden Bedarf der Betrugserkennung und -prävention. Die Integration von KI mit Blockchain-Technologien wird zu noch sichereren und effizienteren Prozessen führen, unternehmensübergreifend im Sinne eines Embedded Finance-Ansatzes, der von der Factoringgesellschaft ihren Factoringkunden zur Verfügung gestellt wird. Dadurch wird der menschliche Eingriff auf ein Minimum reduziert, und der Forderungsankauf kann weitgehend autonom ablaufen. Alternativ könnte der Prozess zusätzlichen, ebenfalls KI-gestützten Prüfungen unterzogen werden, um eine noch höhere Genauigkeit und Sicherheit zu gewährleisten.
Auch die den Debitoren zur Verfügung gestellten Funktionen werden durch KI ermöglicht und können so ihre Informationsanforderungen besser und dynamischer erfüllen. Ein wesentlicher Wandel wird sich aus der (besseren) Fähigkeit der gezielten Informationsbereitstellung ergeben, eingehend mit einem Swing von „Pull“ zu „Push“.
KI als Effizienzhebel in der Vertragsverwaltung
Aktuell:
In der Vertragsverwaltung hat KI bereits Fuß gefasst, insbesondere durch die Automatisierung von Routineaufgaben und die Überwachung der laufenden Geschäftstätigkeit. Bei der Zuordnung eingehender Zahlungen ermöglicht KI einen höheren Automatisierungsgrad, selbst wenn die Zahlungsinformationen unvollständig sind. Der Einsatz von KI eröffnet erhebliche Potenziale, doch viele Prozesse erfordern nach wie vor menschliche Überwachung und Steuerung – zumindest solange, bis entsprechende Lernkurven der KI diese Aufgaben vollständig übernehmen können.
Zukunft:
In der Vertragsverwaltung wird KI in den nächsten Jahren ebenso dominant vorzufinden sein wie im Forderungsankauf. KI wird in der Lage sein, Verträge autonom zu verwalten, einschließlich proaktiver Risikoüberwachung und dynamischer Anpassungen, insbesondere bei Leistungsstörungen. Auch wird KI „wissen“, wann und wie welcher Kunde auf offene Zahlungen anzusprechen ist – und somit das Mahnwesen optimieren.
Darüber hinaus wird KI in allen internen Prozessen eingesetzt werden, die Transparenz schaffen, Steuerung ermöglichen und Berichte erstellen, um den wachsenden regulatorischen Anforderungen gerecht zu werden. Allerdings wird es – insbesondere bei komplexeren Geschäftskonstellationen oder speziellen rechtlichen Anforderungen (im internationalen Geschäft) – weiterhin menschlichen Input geben; entsprechende Ressourcen müssen bei Fachkräftemangel nicht mehr durch Routinetätigkeiten gebunden werden.
Zusammenfassende Übersicht
In 3 - 5 Jahren (oder schneller) wird KI auf allen Handlungsfeldern des Factoringgeschäfts überwiegen. Während beim Onboarding und in der Kundenkommunikation die menschliche Komponente auch in Zukunft eine Rolle spielen wird, geht die Durchdringung von KI in den Bereichen Forderungsankauf und Vertragsverwaltung eine Stufe weiter: KI wird bei diesen beiden Handlungsfeldern eine absolut dominante Präsenz erreichen.
Damit spiegelt sich die allgemein fortschreitende Entwicklung und Integration von KI in Geschäftsprozesse auch für das Factoringgeschäft wider – mit dem Ergebnis einer noch effizienteren, sichereren Arbeitsweise bei gleichzeitig höherem Automatisierungsgrad.
Potenzielle Verhinderer / Hemmnisse von KI
Man muss kein großer Prophet sein, um für so ein mächtiges Thema wie KI die künftige Rolle zu bestimmen. Läuft der Technologiefortschritt in der Geschwindigkeit weiter, wie er begonnen hat, so wird KI in automatisierbaren Prozessen auch im Factoringgeschäft schon bald dominant.
Demzufolge ist es besonders wichtig, auch gegenläufige Strömungen zu betrachten. So lebt das Thema KI eigentlich von (für Menschen) intransparenten Entscheidungen auf Basis von selbstständig und frei gesammelten Daten. Jeder Factoringunternehmer weiß aber, dass die Gesetzgebung genau das Gegenteil fordert – und zwar ebenfalls in zunehmendem Maße: Transparenz über die Entscheidungsgrundlagen. Aus diesem Grund hier ein Blick auf die wichtigsten Gegenkräfte, welche die Jubelprognosen für KI im Factoringgeschäft einschränken könnten.
Regulatorische Beschränkungen
Compliance und Aufsicht: Factoringunternehmen müssen strenge regulatorische Anforderungen einhalten, insbesondere in Bezug auf Finanztransaktionen und die Vermeidung von Geldwäsche. KI-Modelle müssen so entwickelt und eingesetzt werden, dass sie diese Vorschriften nicht verletzen. Da regulatorische Anforderungen oft sehr spezifisch und komplex sind, kann die Integration von KI eine Herausforderung darstellen, da jede automatisierte Entscheidung nachvollziehbar und konform sein muss. Dies erfordert oft eine detaillierte Dokumentation und Überwachung, was die Flexibilität und Effizienz von KI einschränken kann.
Transparenz und Erklärbarkeit: Regulierungsbehörden verlangen, dass Entscheidungen, insbesondere im Finanzsektor, transparent und nachvollziehbar sind. KI-Modelle, insbesondere solche, die auf Deep Learning basieren, müssen als "Black Boxes" angesehen werden, da ihre Entscheidungswege oft schwer verständlich und die entsprechenden Entscheidungen nicht schnell begründbar sind. Auch diese mangelnde Transparenz kann zu regulatorischen Herausforderungen führen, da Unternehmen möglicherweise nicht in der Lage sind, die Entscheidungsprozesse der KI vollständig zu erklären.
Datenschutz und Datensicherheit
Datenverarbeitung und -speicherung: KI-Modelle erfordern große Mengen an Daten, um effektiv zu arbeiten. Im Factoringgeschäft sind viele dieser Daten jedoch sensibel, da sie personenbezogene Informationen von Unternehmen und deren Kunden enthalten. Datenschutzgesetze wie die DSGVO in Europa schränken ein, wie diese Daten gesammelt, gespeichert und verarbeitet werden dürfen. Es ist unter anderem erforderlich, dass Unternehmen die Einwilligung der betroffenen Personen einholen, und es gibt strenge Regeln zur Speicherung und Weitergabe dieser Daten.
Datenverfügbarkeit und -qualität: KI lebt von der Verfügbarkeit und Qualität der Daten. Im Factoringgeschäft stehen jedoch nicht immer ausreichend Daten in der benötigten Qualität zur Verfügung, z. B. bei kleineren Factoringgesellschaften steht „nur“ der eigene Datenbestand zur Verfügung, der ggf. nicht repräsentativ ist. Die Notwendigkeit, Daten anonym zu halten oder die Notwendigkeit der Erweiterung eigener Daten, kann die Leistungsfähigkeit von KI-Modellen beeinträchtigen. Zudem kann die Verknüpfung und der Austausch von Daten zwischen verschiedenen Systemen oder Organisationen durch Datenschutzvorschriften erheblich eingeschränkt werden.
Sicherheitsanforderungen: Daten im Factoring sind oft von kritischer Bedeutung und die Sicherheit dieser Daten hat oberste Priorität. KI-Module, insbesondere solche, die auf Cloud-Technologien basieren, müssen – wie auch generell Systeme, die in der Cloud betrieben werden – strenge Sicherheitsstandards erfüllen, um Datenschutzverletzungen zu verhindern. Dies kann die Implementierung von KI verlangsamen und die Kosten erhöhen.
Ethik und Verantwortlichkeit
Ethik der KI-Nutzung: Der Einsatz von KI wirft auch ethische Fragen auf, insbesondere im Zusammenhang mit der automatisierten Entscheidungsfindung. Es muss sichergestellt werden, dass KI-Systeme fair und unvoreingenommen arbeiten und keine diskriminierenden Entscheidungen treffen. Auch diese ethischen Überlegungen können die Entwicklung und den Einsatz von KI-Systemen im Factoring bremsen, da umfangreiche Tests und Überwachungen erforderlich sind.
Verantwortlichkeit: Wenn KI-gestützte Systeme Entscheidungen treffen, stellt sich die Frage der Verantwortlichkeit. Wer ist verantwortlich, wenn eine KI-Entscheidung zu einem Fehler oder Schaden führt? Diese Frage ist besonders im stark regulierten Finanzsektor wichtig und kann den Einsatz von KI kompliziert machen. Dabei sollte insbesondere dem Aspekt der „Halluzinationen“ Rechnung getragen werden, der aktuell oft (noch) festzustellen ist: Die Aussage eines KI-Modells klingt plausibel, ist es bei genauer Betrachtung aber nicht. Somit sollte man KI als dem besonders fleißigen Assistenten noch eine Weile intensiv über die Schulter schauen, bis man ihn in geeigneten Geschäftsprozessen „alleine laufen lässt“ – ganz im Sinne der Erfahrungen von Goethes Zauberlehrling.
Fazit: Was ist der aktuell beste Umgang mit KI im Factoring?
Die KI im Factoring ist schon in allen Handlungsfeldern wahrzunehmen. Die technologische Eignung und der Fortschritt legen es darüber hinaus nahe, dass bereits in den nächsten Jahren in einigen Prozessschritten mit einer Dominanz von KI zu rechnen ist. Das geht schneller, als wir es uns vorstellen können: Mit jedem neuen Release der innovativen Software Provider (und in der Eigenentwicklung) werden wir einen weiteren Baustein erkennen. Jedoch ist die Kraft der teils gegenläufigen, behindernden Strömungen wie Regulatorik und Datenschutz sehr ernst zu nehmen. Wir schätzen diese sogar so stark ein, dass sie dazu führen können, dass erhöhte Aufwendungen anfallen, um KI in den nächsten (5) Jahren in vielen Bereichen des Factorings wirksam werden zu lassen.
Diese Unsicherheit zahlt genau auf das Argument ein, was eingangs dieses Artikels angeführt wurde. Bei allem Optimismus: Es wäre in der jetzigen Phase wenig ratsam, das Thema KI im Factoring „übers Knie zu brechen“. Anstatt wie (ganz nach dem Vorbild des Greenwashings) viel Energie auf erste Anwendungen und die Argumentation, dass man KI im Einsatz hat, zu verwenden, sollte man prüfen, wie die Automatisierung auch ohne KI vorangetrieben werden kann.
In der Praxis gibt es viele Automatisierungsmöglichkeiten im Factoringgeschäft. Die Leistungsfähigkeit moderner IT-Lösungen zeigt oftmals Potenziale auf und bringen in ihrer Standardentwicklung – nach und nach – KI-Modelle zum Einsatz. Unsere Lösung HENRI for Factoring ist ein anschauliches Beispiel, da sie auf Microsoft Dynamics 365 Business Central basiert und damit von allen Entwicklungen eines der großen Hyper Scaler profitiert. HENRI for Factoring ist vielfach bewährt, ready to use und wird individuell durch Konfiguration auf die spezifischen Kundenwünsche, Produkte und Prozesse zugeschnitten.
