Nicht nur als Finanzierungsinstrument für Unternehmen ist Factoring erfolgreich, sondern auch als strategisches Wachstumsfeld für Finanzdienstleister. Doch gerade in der Abwicklung zeigen sich oft Schwächen: manuelle Prüfungen, papierbasierte Prozesse, schwerfällige Schnittstellen. Wer als Factoringanbieter wettbewerbsfähig bleiben will, muss die eigenen Abläufe durchgängig digitalisieren und seinen Kunden mit einem einfachen Handling und hoher Transparenz eine überzeugende Customer Experience bieten.
Im Folgenden werden ausgewählte Aspekte in Bezug auf die mögliche Digitalisierung des Factoringgeschäfts dargestellt; weiterführende Literatur ist u. a. das „Factoring Handbuch“, herausgegeben von Prof. Dr. Thomas Hartmann-Wendels, Patrick Juli, Eric Lehmann mit Beiträgen u. a. von Alexander M Moseschus oder Magdalena Wessel.
Onboarding
Der Factoringanbieter, i. d. R. eine spezialisierte Factoringgesellschaft, kauft Forderungen mit Regress oder ohne, offen oder still, von einem Unternehmen, dem Anschlusskunden, an, der seinerseits Geschäftsbeziehungen mit seinen Kunden pflegt und mit ihnen seine Umsätze realisiert. Dem Anschlusskunden bietet die Factoringgesellschaft eine Vorfinanzierung seiner Kundenforderungen, einzeln oder gesamt, oft mit einem Finanzierungsrahmen für unterschiedliche Laufzeiten bzw. Zahlungsziele. Die für die Factoringfinanzierung zu übernehmenden Kreditrisiken gilt es im Onboarding-Prozess für jeden Anschlusskunden zu beurteilen. Auch, wenn dieser Prozess durch eine klassische Kreditprüfung bestimmt wird (und auch das jeweilige Kundenportfolio zu beurteilen hat), gibt es viele Möglichkeiten der Digitalisierung (bei Einreichung von Kundenunterlagen und in der anschließenden Kommunikation mit dem Anschlusskunden), der Automatisierung in der Bonitätsbeurteilung (durch Schnittstellen zu unterschiedlichen Credit Bureaus wie Creditreform, Schufa oder anderen nationalen und internationalen Anbietern) und zunehmend dem allgemeinen Research zu den Anschlusskunden (mit Einsatz von Künstlicher Intelligenz).
Idealerweise ist das Ergebnis des Onboardings ein Rahmenlimit, das den Umfang (und durch weitere Bedingungen ggf. die Qualität) des durch den Anschlusskunden einzureichenden Geschäfts bestimmt.
Der Factoringprozess: Schritt für Schritt
Der weitere Ablauf eines Factoringgeschäfts ist eine „Dreiecksbeziehung“ zwischen Factoringgesellschaft (Factor), dem Anschlusskunden (Unternehmen mit Factoring) und dessen Kunden (Debitor).
Eine Finanzierung via Factoring entlastet den Anschlusskunden sowohl finanziell als auch administrativ immer dann am besten, wenn die Finanzierungsprozesse nahtlos in die bestehenden Geschäftsprozesse integriert sind.
Nach dem Onboarding reicht der Anschlusskunde der Factoringgesellschaft seine Forderung(en) gegenüber seinem / seinen Kunden (einzeln, ganz oder teilweise) ein. Dies sollte bereits voll digital erfolgen – unter Nutzung eines Kundenportals, mit flexibler Upload-Funktionalität (Upload von Dokumenten, z. B. einer Rechnung, die dann per OCR ausgelesen wird oder Listen über einen Forderungsbestand) und ergänzt durch digitale Möglichkeiten der Kundenkommunikation (z.B. der Nachforderung / Korrektur von Einreichungsdaten oder Informationen zum zugrunde liegenden Geschäft).
Die Factoringgesellschaft prüft (ggf. außer im risikoarmen Small Ticket Business) die Bonität auch der Debitoren. Diese Bonitätsprüfung ist zentraler Bestandteil des Factoringprozesses, um das Risiko von anschließenden (Rück-) Zahlungsausfällen zu reduzieren. Hat der Anschlusskunde ein freies Limit und entspricht die Bonität seiner Debitoren der Risiko- und Ankaufspolitik der Factoringgesellschaft, werden die Forderungen (auf Basis automatisierter Prüfungen) angekauft. Die Factoringgesellschaft zahlt den Rechnungsbetrag abzüglich einer vereinbarten Gebühr, die abhängig ist von den Leistungen der Factoringgesellschaft ist, und ggf. eines weiteren Abschlags innerhalb der mit ihrem Anschlusskunden vereinbarten Frist aus. – Den verbleibenden Betrag erhält der Anschlusskunde, nachdem sein Kunde (Debitor) die Rechnung komplett beglichen hat.
Eine weitere wichtige Säule des Factorings ist das Debitorenmanagement. Der Factoringanbieter überwacht dabei – wenn mit seinem Anschlusskunden vereinbart – die Zahlungseingänge und kümmert sich um das Mahnwesen sowie ggf. um das Inkasso. Der Anschlusskunde wird administrativ entlastet und der Factoringanbieter übernimmt dabei auch das Risiko von Forderungsausfällen bei den Debitoren (gegen eine Gebühr, die abhängig ist von der Qualität des Kundenportfolios).
Neben der schnellen Liquiditätsbereitstellung profitieren Unternehmen von einem hohen Maß an Transparenz. Über eine digitale Plattform, das Portal des Factoringanbieters, lässt sich der Status der eingereichten Forderungen (angekauft / nicht angekauft), Zahlungseingänge und das aktuelle freie Limit im Idealfall in Echtzeit einsehen. Das erleichtert für das Unternehmen, das Factoring nutzt, nicht nur die Finanzplanung, sondern hilft auch dabei, kurzfristig auf Veränderungen zu reagieren.
Diese Effizienz ist allerdings nur dann möglich, wenn die gesamte Prozesskette medienbruchfrei digitalisiert ist – end-to-end mit den passenden Schnittstellen.
Medienbrüche kosten Zeit und bergen Risiken
Bei vielen Factoringanbietern erfolgt die Verarbeitung der Kundenanträge noch immer in vielfältigen, fragmentierten Systemlandschaften. Die Folgen: Medienbrüche, inkonsistente Daten und manuelle Nachbearbeitungen. Besonders betroffen sind dabei zentrale Prozesse wie die Prüfungen
- der Forderungen und ggf. zughöriger Verträge – oft das „bottle neck“: Die in starren Formaten einzureichenden Forderungen entsprechen nicht den Vorgaben oder sind fehlerhaft, Dokumente müssen nachgefordert, können nicht automatisiert ausgelesen, geprüft und genehmigt werden, um anschließend die Forderungen zur Zahlung freizugeben. Die Kommunikation mit dem Anschlusskunden erfolgt per Mail, ist zeitaufwendig und muss stets wieder dem richtigen Vorgang zugeordnet werden.
- der Debitoren: Informationen werden aus verschiedenen Quellen manuell zusammengeführt. Das kostet Zeit und erhöht das Risiko falscher Entscheidungen.
- der Zahlungseingänge: Diese werden – insbesondere, wenn der Zahlungsbetrag nicht dem erwarteten Rückzahlungsbetrag entspricht – nicht automatisch der offenen Forderung zugeordnet und in der weiteren Bearbeitung unterstützt.
- der Limite und Risikoanalyse: Diese erfolgen nicht selten auf Basis manueller Abgleiche von Zahlungseingängen, dem Factoring-Nebenbuch und dem allgemeinen Hauptbuch der Factoringgesellschaft und werden nicht durch Dashboards und umfassende (Reporting-) Auswertungen, die ggf. automatisierte Entscheidungslogiken unterstützen, transparent gemacht (insbesondere bei Veränderungen des (Zahlungs-) Verhaltens von Debitoren).
Durchgängige Workflows schaffen Effizienz
Der Schlüssel liegt in der End-to-End-Digitalisierung. Nur wenn alle Schritte – von der Einreichung der Forderung über die Prüfung bis zur Auszahlung – medienbruchfrei ineinandergreifen, lässt sich echtes Effizienzpotenzial heben.
Genau hier setzt die NAVAX-Lösung an: HENRI für Factoring bildet alle wesentlichen Prozesse des Factorings durchgängig digital ab:
- Einfaches Onboarding: systemgestützte Einrichtung neuer Anschlusskunden, so dass ein schneller Start der Geschäftsbeziehung ermöglicht wird.
- Flexible Einreichungen mit Plausibilitätsprüfungen: passend eingereichte Forderungen können automatisiert angekauft werden; ansonsten bestehen diverse Optionen zu Datenkorrekturen (durch den Anschlusskunden) oder Möglichkeiten für den Upload weiterer Dokumente, ggf. mit Auslesen via OCR und anschließender Datenübernahme.
- Automatisierte Prüfungen und Freigaben: Debitoren-, Limit- und Bonitätsprüfungen erfolgen auf Basis hinterlegter Regeln und zunehmend auch KI-gestützter Analysen.
- Optimale Transparenz: Realtime-Übersichten dank einheitlicher Daten(bank)basis, ob für die interne Bearbeitung oder die Information an den Anschlusskunden über „sein“ Portal.
- Anpassbare Workflows: Alle Beteiligten arbeiten in einem System – mit klaren Aufgaben, Statusanzeigen und digitalen Freigaben.
Weniger Aufwand, mehr Geschwindigkeit – für Kunden und Teams
Durch die Prozessdigitalisierung verkürzt sich nicht nur die Durchlaufzeit von der Einreichung bis zur Auszahlung, sondern auch die interne Belastung sinkt spürbar. Teams werden entlastet, Entscheidungen fundierter. Eine optimale Unterstützung und Führung durch die notwendigen Arbeitsschritte kann ebenso erfolgen wie die Nutzung einer „fast lane“ für den Profi intern.
Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels und steigender Erwartungen der Anschlusskunden an Geschwindigkeit, Transparenz und Compliance ist das kein „Nice to have“, sondern ein echter Wettbewerbsvorteil.
Fazit
Wer Factoring zukunftsfähig gestalten will, muss Prozesse digital denken – end-to-end. Mit durchgängigen Workflows, automatisierten Prüfungen und intelligenter Software schaffen Factoringanbieter den Sprung von der analogen Last zur digitalen Leistung.
NAVAX begleitet Sie dabei mit Erfahrung, Technologie – und einem System, das sich kontinuierlich weiterentwickelt und mitdenkt.
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