Mit den umfangreichen Funktionen der Lösung Vertragsverwaltung können Finanzdienstleister ihre Vertragsverwaltung und -buchhaltung für die verfügbaren Geschäftsarten, wie beispielsweise Absatzfinanzierung für Kredit und Leasing, Einkaufsfinanzierung oder Factoring abwickeln. Die vollautomatisierten Prozesse stellen sicher, dass alle standardisierten, wiederkehrenden Vorgänge der Vertragsverwaltung und -buchhaltung ohne manuelle Eingriffe erfolgen und damit deutlich schneller und fehlerfrei abgewickelt werden können.
Individuelle Kontenrahmen und Funktionalitäten für die automatisierte Verbuchung sämtlicher vertragsbezogener Erträge und Aufwände, Einnahmen und Ausgaben sowie Einzahlungen und Auszahlungen gewährleisten eine vollständige Vertragsbuchhaltung. Die automatisierte Verarbeitung des ein- und ausgehenden Zahlungsverkehrs und das Forderungsmanagement runden das Leistungsspektrum ab.
Über standardisierte Schnittstellen sind externe Systeme für Rechnungswesen, Meldewesen und Zahlungsverkehr integriert. Alle erforderlichen Informationen der Vertragsbuchhaltung werden an die Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung der Hauptbuchhaltung und auf Wunsch an die Konzernbuchhaltung übergeben. Für den Bereich Leasing wird eine Anlagenbuchhaltung bereitgestellt oder integriert.
Standardisierte Geschäftsvorfälle
Standardisierte Geschäftsvorfälle für Geschäftsarten, wie Absatzfinanzierung für Kredit und Leasing oder Einkaufsfinanzierung;
Automatisierte Unterstützung von Kernprozessen
Unterstützung der Vertragseröffnung, d. h. Aktivierung/Valutierung für die Auszahlung und den automatischen Rateneinzug oder Abbruch, falls der Vertrag nicht zustande kommt;
Einfache Realisierung von financial und non-financial changes
Hohe Usability in der Vertragsbearbeitung, z. B. bei Änderungen am Objekt oder Produkt, Verlängerungen und Vertragseintritt eines anderen Leasingnehmers im Leasing oder bei Verlängerungen oder Sondertilgungen in der Einkaufsfinanzierung;
Simple Vertragsbeendigungen
Einfache Durchführung der regulären oder vorzeitigen Vertragsbeendigung, wie Widerruf oder Rücktritt in der Absatzfinanzierung;
Automatiken und Buchungsvorlagen
Durch Geschäftsvorfälle erzeugte Automatiken, die zum jeweiligen Fälligkeitstermin Funktionen ausführen und in der Vertragsbuchhaltung Buchungen vornehmen;
Manuelle Buchungsvorgänge
Manuelles Buchen besonderer Vorfälle auf Basis vorgefertigter Buchungsmasken inklusive Vorbelegung und Plausibilitätsprüfung;
Buchungsjournal
Aufzeichnung sämtlicher Buchungen und Automatiken im Journal: zeitlich nach Valuta-/Buchungsdatum und Periode sowie sachlich nach z. B. Bereich, Mandant, Belegnummer, Belegposition, Belegtext, Betrag, Sach-, Personen- und Vertragskonto;
Intuitive Suche
Komfortable, zielgerichtete Suche von Daten über die Eingabe von Suchkriterien und die Auswahl von Sortierkriterien und Suchfiltern;
Flexibel definierbare Buchungskreise und Kontenrahmen
Buchungskreisspezifische Anlage und Pflege des erforderlichen Kontenrahmens, Festlegung der Limite und Salden sowie der personen- oder vertragsbezogenen Zahlungsverkehrskonten;
Automatisiertes Clearing und CPD-Verarbeitung
Automatisierter Ausgleich von Forderungen im Rahmen des integrierten Forderungsmanagements und manueller Ausgleich für nicht erkannte Positionen;
Integriertes Mahnwesen
Integriertes, standardisiertes Mahnwesen mit Mahnhistorie und Übersicht über die aktuellen Rückstände in den unterschiedlichen Mahnstufen;
Automatisierter Zahlungsverkehr
Spezielle Buchungsfunktionen für den vollautomatischen Zahlungsverkehr mit Schnittstellen zu Zahlungsverkehrssystemen, um die Zahlungen im Interbankenverkehr zur Ausführung zu bringen;
Synchronisation mit Hauptbuch
Übertragung von mit zusätzlichen Informationen angereicherten Buchungen der Vertragsbuchhaltung (mindestens täglich) an die Hauptbuchhaltung über standardisierte Schnittstellen und Sicherstellung der korrekten Übertragung über Abstimmfunktionen;
Anbindung Meldewesen
Bereitstellung von Informationen für das Meldewesen und Controlling über standardisierte Schnittstellen;
Der gesamte Lebenszyklus eines Vertrages von der Vertragseröffnung über die Bearbeitung bis zur Beendigung wird in einem durchgängigen, webbasierten System abgebildet.
Die Funktionen der Vertragsverwaltung und -buchhaltung werden nicht mehr nur durch Mitarbeiter des Finanzdienstleisters ausgeführt, sondern auch Mitarbeitern am Point of Sale (PoS) sowie dem Außendienst und weiteren in die Geschäftsabwicklung involvierten Partnern zur Verfügung gestellt.
Bisherige Frontoffice- und Backoffice-Funktionen werden für alle Geschäftsarten in einem durchgängigen, webbasierten System abgebildet. Dadurch steigen Effizienz, Qualität und Kundenorientierung erheblich und ermöglichen eine erfolgreiche Differenzierung am Markt.
Die Lösung ist auf hohe Stückzahlen, standardisierte Prozesse und automatisierte Abwicklung der Vertragsbewirtschaftung ausgelegt. Bei Bedarf unterstützt das System autorisierte Mitarbeiter auch bei der manuellen Bearbeitung.
Über standardisierte Schnittstellen werden die marktgängigen Systeme für Rechnungswesen, Meldewesen und Zahlungsverkehr integriert.
Flexible Finanzprodukte für spezifische Geschäftsarten können ohne Beschränkungen zwischen Front- und Backoffice in kürzester Zeit bereitgestellt werden.
Es werden landesspezifische Formate unterstützt; die Verwaltung von Landeswährungen und -kursen stellt insbesondere für international agierende Unternehmen eine wichtige Voraussetzung dar.
Für jede Geschäftsart werden mehrere Buchungskreise/Mandanten unterstützt. Pro Mandant beinhaltet dies einen eigenen Kontenrahmen, eigene Zahlungsverkehrskonten und Hauptbuchkonten sowie jeweils spezifisch eingerichtete Ex- und Importfunktionen für den Zahlungsverkehr, den Hauptbuchexport und den Nebenbuchimport.
Eine parallele Rechnungslegung nach lokalen und internationalen Rechnungslegungsvorschriften, wie Handelsgesetzbuch (HGB) und International Financial Reporting Standards (IFRS), durch Kontenbereiche in der Vertragsbuchhaltung, ist jederzeit möglich. In der Anlagenbuchhaltung wird die parallele Rechnungslegung durch die Bewertungsbereiche kalkulatorisch, fiskalisch, lokal und international realisiert.
Alle handels- und steuerrechtlichen Anforderungen an Systeme der Rechnungslegung werden unterstützt. Dazu gehören beispielsweise die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchhaltung und DV-gestützter Buchführungssysteme (GoB, GoBS), Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) und den in diesem Zusammenhang vom Institut der Wirtschaftsprüfer (IDW) herausgebrachten Verlautbarungen.
Die Automatikfunktion ist nicht an festgelegte Batchläufe gebunden, sondern kann das Tagesgeschäft durch die Wahl beliebiger Ausführungstermine deutlich entzerren.
Die Daten können aus Sicht sowohl eines einzelnen Vertrags als auch aller Verträge in Echtzeit dargestellt werden.
